- Raquel Sánchez, gerente del COMCADIZ, participa en la mesa redonda organizada por Servicios Documentales de Andalucía para conmemorar sus 25 años de historia
El Colegio de Médicos guarda un tesoro documental que precisamente por su doble valor histórico y testimonial requiere de unas medidas profesionales de conservación y custodia.
Hace tan solo unos meses, ese imponente volumen documental fue preparado para su trasladado desde la sede de Cervantes para su depósito en las instalaciones de Servicios Documentales de Andalucía, una empresa gaditana que cumple ahora 25 años.
Gracias a este proceso de tratamiento, los colegiados pueden estar tranquilos y el Colegio tiene a su vez la garantía sobre la integridad y rápida localización de los expedientes colegiales que sin discontinuidad se conservan desde 1950.
Sirva este acto de aniversario de Servicios Documentales de Andalucía para que los colegiados conozcan que en esta mudanza fueron desalojados de la anterior sede un total de 346 contenedores, fundamentalmente procedentes de los documentos que albergaba el departamento de colegiación y que comprendían 273 contenedores para 12.192 expedientes. A continuación, le siguieron en volumen los archivos procedentes de la Asesoría Jurídica del Colegio, lo que generó la preparación de 73 contenedores para salvaguardar hasta 1.347 expedientes reordenados desde tres archivos jurídicos. También se procedió a la destrucción confidencial de documentos prescindibles hasta un volumen de 29 metros cúbicos.
Raquel Sánchez: “El ambicioso proceso de transición digital que emprendimos con el traslado de sede ha sido un éxito”
Como explicó la gerente del Colegio de Médicos, Raquel Sánchez, en la mesa redonda organizada con motivo del 25 aniversario de Servicios Documentales, “el Colegio inició la digitalización hace ya 15 años pero el momento crucial del cambio de sede propició este proyecto tan ambicioso. Disponíamos de 18 meses para mudarnos y teníamos estancias destinadas exclusivamente a documentos. Hoy podemos decir que ha sido un éxito “.
El Colegio de Médicos acopia valiosa documentación relativa a la ordenación del ejercicio de la profesión, sobre homologación o responsabilidad civil profesional, entre una ingente cantidad de información que constituye su patrimonio documental. “Necesitábamos también un método de búsqueda y ya lo tenemos”, destacó Raquel Sánchez, quien señaló varias ventajas más del servicio de depósito, custodia y consultas documentales del que dispone el Colegio de Médicos que, a su vez, lleva aparejados nuevos beneficios como la liberación y disponibilidad de espacios, conservación de los documentos en condiciones óptimas, garantía de confidencialidad y control de acceso.
Este proceso integral de digitalización mejora la accesibilidad a los expedientes y, con ello, se agiliza la tramitación, al tiempo que se protege la integridad de los documentos, evitando su deterioro o su pérdida.
Actualmente, el servicio de colegiación tiene la documentación digitalizada casi al cien por cien y los certificados se emiten igualmente digitalizados al cien por cien. “Si necesitamos un documento, obtenemos respuesta en un tiempo inferior a veinticuatro horas”, señaló Raquel Chirino, que resaltó además la trazabilidad de los documentos y la seguridad que esto aporta cuando se trata de conservar, transmitir y prestigiar en el tiempo la historia siempre en construcción del Colegio de Médicos.
